Comment utiliser le temps efficacement pour produire des solutions créatives en équipe ?
Les contacts, les rencontres et les réunions nous donnent l’occasion d’apprendre constamment de nouvelles choses. Ce qui est génial, en effet.
Ces rencontres conduisent à la situation suivante (illustrée de façon visuelle) :
Mais il y a aussi un autre effet, plus nous passons de temps à rencontrer les autres, moins cela en laisse à la créativité (générer des idées nouvelles). Pour résumer de façon visuelle :
Il est fondamental de respecter le temps de chacun et mettre ce temps à contribution dans des rencontres/séances uniquement s’il peut y avoir un résultat tangible à la fin de la rencontre/séance.
Donc, travaillez collaborativement ! Par exemple, un workshop fait plus sens que des séances d’informations improductives, car :
- des têtes sont réunies,
- des informations sont partagées,
- les temps de séances sont minimisés,
- des résultats tangibles sortent à la fin.
La conclusion est simple :
Transformez le plus possible vos séances en travaux de groupe avec un livrable (a.k.a. : workshop).
Si vous vous dites, « d’accord, mais comment faire ?« , voici quelques ingrédients qui peuvent vous être utiles dans la facilitation d’une session de travail collaborative :
Déroulement
- En premier lieu, définissez clairement en amont l’objectif de la session de travail.
- Invitez les participants, impliquez idéalement un mix entre des participants qui représentent le sujet et des « regards frais ».
- Partagez l’agenda de la rencontre avant la session : objectifs, résultats attendus à la fin de la session, etc. Ainsi chacun peut se préparer auparavant, et idéalement arriver avec des pistes de solution.
- Prévoyez la logistique : espace suffisant, supports matériels, boissons, etc. Prévoyez un cadre de travail qui ne doit pas être perturbé par des interruptions (par exemple téléphoniques).
- Définissez clairement les points suivants dès le début de la session :
- Le rôle de chacun. Pour la facilitation, il existe 2 types de rôles :
- animateur neutre : impliqué de façon neutre, ne connaît pas bien le domaine ou le sujet, est là uniquement dans le but de gérer le processus, organiser les données recueillies et résumer les décisions. ou
- facilitateur : gère également le processus, comme l’animateur neutre, et apporte également ses idées, son expertise, son expérience et des données actuelles.
- Chacun va être écouté sans interruption – à condition que ce ne soit pas de longs discours.
- Se focaliser sur les faits et non les personnalités. S’il est nécessaire d’enregistrer des données, favoriser l’écriture sur un tableau plutôt que des films ou enregistrements vidéo (cela bloque la contribution).
- Ce à quoi va ressembler le résultat final. La prochaine étape, les responsabilités, etc., et comment sera constituée la décision finale (décideur final, consensus par le groupe, etc.).
Maintenant vous pouvez commencer!
Attention : soyez ferme avec le timing !
Certaines situations difficiles
- Le décideur prend la relève :
Vous devez parvenir à un accord préalable avec le décideur. Le décideur doit être un pair (pas de hiérarchie) vis-à-vis des participants dans les interactions. Et surtout, évitez que le facilitateur soit le décideur. - Personne ne veut prendre la responsabilité pour la suite :
Vous pouvez demander aux participants « qui serait le plus efficace pour accomplir ça ? » De façon alternative, vous pouvez demander au décideur hiérarchique « qui est le meilleur choix pour cette action ?« . - Il reste peu de temps :
Séparez les thèmes/questions de la session en phases et informez le groupe qu’il y a un maximum de 15 minutes pour chaque phase. Des discussions prolongées diminuent la qualité de la décision et c’est souvent de la procrastination.
Gardez bien en tête que le but d’une session de travail collaborative est d’arriver à une solution objective pour le bien de l’organisation/de l’entreprise/des personnes, et non d’une faction ou d’un groupe de personnes.
Bon Workshop !